Power Platform licenties uitgelegd
Een van de meest gestelde vragen die we bij Breathbase krijgen gaat over licenties. Het Power Platform-licentiemodel is complex en verandert regelmatig. Een verkeerde licentiekeuze kan leiden tot onnodig hoge kosten of juist tot beperkingen die je oplossing ondermijnen. In dit artikel bieden we een helder overzicht van de beschikbare opties en helpen we je de juiste keuze te maken voor jouw organisatie.
De basis: standaard versus premium
Het belangrijkste onderscheid in Power Platform-licenties is tussen standaard en premium connectoren. Standaard connectoren zoals SharePoint, Outlook en Excel zijn beschikbaar met de meeste Microsoft 365-licenties. Zodra je premium connectoren nodig hebt, zoals Dataverse, SQL Server, HTTP of custom connectors, heb je een aanvullende Power Platform-licentie nodig. Dit onderscheid is de basis van alle licentiemodellen.
Per-user en per-app licenties
Het per-user plan
Het per-user plan geeft een individuele gebruiker onbeperkte toegang tot het hele Power Apps-platform, inclusief alle premium connectoren, Dataverse en custom connectors. Dit is de meest flexibele optie en ideaal wanneer gebruikers meerdere apps nodig hebben of wanneer je regelmatig nieuwe apps uitrolt. Het per-user plan is beschikbaar voor Power Apps en afzonderlijk voor Power Automate.
Het per-app plan
Het per-app plan is goedkoper per gebruiker maar beperkt tot één specifieke app (of portal). Dit is ideaal wanneer je een app hebt die door veel gebruikers wordt gebruikt, maar die gebruikers geen toegang nodig hebben tot andere Power Apps. Denk aan een self-service portaal voor klanten of een specifieke inspectie-app voor buitendienstmedewerkers.
Pay-as-you-go en seeding licenties
Pay-as-you-go
Met pay-as-you-go betaal je alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt, via een Azure-abonnement. Er zijn geen vooraf vastgelegde gebruikersaantallen of jaarlijkse contracten. Dit model is bijzonder geschikt voor apps met variabel gebruik, seizoensgebonden werkzaamheden of pilot-projecten. De kosten worden maandelijks berekend op basis van het aantal unieke gebruikers dat de app heeft geopend.
Seeding licenties
Wat veel organisaties niet weten, is dat bepaalde Microsoft 365- en Dynamics 365-licenties al Power Platform-rechten bevatten. Een Microsoft 365 E3- of E5-licentie geeft toegang tot Power Apps en Power Automate met standaard connectoren. Dynamics 365-licenties bevatten vaak uitgebreide Power Platform-rechten inclusief premium connectoren en extra Dataverse-capaciteit. Controleer altijd eerst welke rechten je al hebt voordat je extra licenties aanschaft.
De goedkoopste licentie is de licentie die je al hebt. Inventariseer altijd eerst de rechten die meekomen met je bestaande Microsoft 365 en Dynamics 365 licenties voordat je aanvullende Power Platform-licenties aanschaft.
Dynamics 365 licenties en bundels
Dynamics 365-licenties werken met een base license en attach-licentiemodel. De eerste app (bijvoorbeeld Dynamics 365 Sales) kost het volledige tarief per gebruiker. Elke volgende app voor dezelfde gebruiker is beschikbaar als een goedkopere attach-licentie. Dit maakt het financieel aantrekkelijk om meerdere Dynamics 365-modules te gebruiken. Houd ook rekening met team member-licenties voor gebruikers die alleen leestoegang nodig hebben of beperkte bewerkingen uitvoeren.
Daarnaast zijn er capacity-based licenties voor Dataverse-opslag (database, file en log), API-aanroepen en AI Builder-credits. Monitor je verbruik regelmatig om onverwachte kosten te voorkomen en schaal bij waar nodig.
Kosten optimaliseren
Op basis van onze ervaring bij Breathbase raden we de volgende strategie aan voor kostenoptimalisatie. Begin met een inventarisatie van je huidige licenties en hun meegeleverde rechten. Breng in kaart hoeveel gebruikers welke apps gaan gebruiken en hoe frequent. Gebruik per-user licenties voor power users die meerdere apps gebruiken en per-app licenties voor apps met veel incidentele gebruikers. Overweeg pay-as-you-go voor pilots en seizoensgebonden apps. Evalueer je licentiemix elk kwartaal en pas aan waar nodig. Een goed doordachte licentiestrategie kan duizenden euro's per jaar besparen zonder concessies te doen aan functionaliteit.
