Van on-premise naar cloud
Veel organisaties draaien nog op een on-premise versie van Dynamics CRM 2016 of eerder. Met het einde van de ondersteuning en de snelle innovatie in Dynamics 365 is de overstap naar de cloud onvermijdelijk. Maar een migratie is geen eenvoudig proces. Het vereist zorgvuldige planning, technische expertise en een heldere communicatiestrategie. In dit artikel bieden we een compleet stappenplan gebaseerd op onze uitgebreide migratie-ervaring bij Breathbase.
Waarom migreren?
De voordelen van cloud zijn overtuigend: automatische updates, betere prestaties, geavanceerde AI-functionaliteit, naadloze integratie met het Power Platform en lagere infrastructuurkosten. On-premise omgevingen missen deze voordelen en worden steeds duurder om te onderhouden. Daarnaast loopt de ondersteuning voor oudere versies af, wat beveiligingsrisico's met zich meebrengt.
Fase 1: assessment en voorbereiding
Huidige omgeving analyseren
Begin met een grondige analyse van je huidige on-premise omgeving. Inventariseer alle aanpassingen: custom entities, plugins, workflows, JavaScript, SSRS-rapporten en integraties. Gebruik de Solution Checker en de Dynamics 365 Migration Assessment tool om compatibiliteitsproblemen te identificeren. Niet alles wat on-premise werkt, is direct beschikbaar in de cloud. Plugins moeten worden aangepast aan de sandbox-beperkingen, SSRS-rapporten moeten worden omgezet naar Power BI of paginated reports en custom code moet worden gereviewed.
Migratieaanpak kiezen
Er zijn twee hoofdbenaderingen: lift-and-shift (zo veel mogelijk overnemen) of reimagine (opnieuw ontwerpen met cloud-native patronen). Lift-and-shift is sneller maar levert minder voordeel op. Reimagine kost meer tijd maar resulteert in een toekomstbestendige oplossing. In de praktijk adviseren we een hybride aanpak: migreer de basis via lift-and-shift en moderniseer vervolgens in fasen.
Fase 2: datamigratie en aanpassingen
Datamigratie is het technisch meest complexe onderdeel. Begin met het opschonen van je data: verwijder duplicaten, archiveer oude records en standaardiseer formaten. Gebruik de Data Migration Utility of een tool als KingswaySoft voor de daadwerkelijke migratie. Voer altijd meerdere proefmigraties uit op een testomgeving voordat je de productiedata migreert.
Let speciaal op de migratie van relaties, optionsets, bijlagen en audithistorie. Deze vereisen elk een specifieke aanpak. Bijlagen kunnen de migratie aanzienlijk vertragen vanwege hun grootte, dus plan hiervoor extra tijd in. Custom code en plugins moeten worden aangepast aan de Dataverse-sandbox. Dit betekent geen directe toegang tot het bestandssysteem, beperkte connectietijden en striktere geheugenlimieten.
Een migratie is geen IT-project maar een bedrijfstransformatie. Betrek alle afdelingen, communiceer helder en bied voldoende training om de overstap soepel te laten verlopen.
Fase 3: testen en go-live
Testen is cruciaal en wordt te vaak afgeraffeld. Plan minimaal twee volledige testronden: een systeemtest door het projectteam en een gebruikersacceptatietest door eindgebruikers. Test niet alleen de functionaliteit maar ook de prestaties, beveiliging en integraties. Stel een go/no-go checklist op met meetbare criteria en neem de go-live-beslissing pas wanneer alle criteria zijn voldaan.
Plan de go-live buiten kantooruren en houd een rollback-plan achter de hand. De cutover-periode (de tijd tussen het afsluiten van het oude systeem en het openen van het nieuwe) moet zo kort mogelijk zijn. Communiceer tijdig naar alle gebruikers wat er gaat veranderen, wanneer en wat ze moeten doen. Bied quickstart-gidsen en korte video's aan die de belangrijkste wijzigingen in de interface tonen.
Na de migratie
Na de go-live begint de hypercare-fase. Zorg voor extra ondersteuning gedurende de eerste weken: een dedicated supportkanaal, dagelijkse monitoring van fouten en prestaties en snelle responstijden op gebruikersvragen. Evalueer na zes weken het migratieresultaat: werkt alles naar behoren, zijn gebruikers productief en zijn er openstaande issues? Gebruik de inzichten om een roadmap op te stellen voor de volgende fase van optimalisatie en modernisering. Bij Breathbase begeleiden we organisaties door het hele migratietraject en zorgen we ervoor dat de overstap naar Dynamics 365 in de cloud een succes wordt.
